Le traitement des informations s’opère au sein de l’entreprise, le plus souvent, sous une forme numérique. Une dématérialisation quasi-générale des données qui soulève la question des outils à utiliser et des règles à respecter pour notamment assurer leur archivage sans devoir les imprimer.

Sauvegarder des données est une opération qui consiste à en faire une copie afin de pallier leur éventuelle destruction totale ou partielle. Seules les informations qui sont nécessaires au fonctionnement de l’entreprise doivent être sauvegardées. L’archivage, en revanche, n’est pas une opération de copie. Il s’agit en fait de transférer, du système informatique vers d’autres supports, les données que l’entreprise souhaite ou doit conserver (factures, contrats…) mais dont elle n’a plus besoin au quotidien.

Les supports d’archivage ont vocation à accueillir de grandes quantités de données. Aussi, pour être en mesure de retrouver celles dont on a besoin, il est nécessaire de recourir à des outils d’archivage offrant des systèmes d’indexation. Par ailleurs, comme ces données sont rarement utilisées il est conseillé de les compresser ce qui permet de gagner de la place. Pour archiver, il est possible de recourir à du « cloud computing » ou d’utiliser des systèmes dédiés fonctionnant avec des DVD ou des bandes magnétiques.

Certains documents émis ou reçus par l’entreprise doivent être conservés pendant une durée minimale. Des délais fixés par la loi, ou définis pour tenir compte des périodes de prescription ou de contrôle des administrations. Ils varient de 3 à 30 ans en fonction des types de document (exemple : 10 ans pour les factures clients et fournisseurs, 5 ans pour le double des bordereaux de paiement des cotisations sociales…).

Parmi les règles de prudence à respecter, il est conseillé de faire une copie des supports d’archive et de ne pas la laisser dans les mêmes locaux que les données originales (en cas de vol, d’incendie…), de régulièrement régénérer les fichiers archivés pour vérifier qu’ils restent lisibles et enfin de veiller à remplacer régulièrement les supports utilisés dont la durée de vie dépasse rarement quelques années.